Natuurlijk kan er altijd iets gebeuren waardoor jouw meeting of event niet door kan gaan. Daarom zijn onze annuleringsvoorwaarden vriendelijk en duidelijk. De voorwaarden gelden ook voor het wijzigen van de aantallen.
1.1 Seats2meet Utrecht BV: De vergaderlocatie in Utrecht.
1.2 Klant: De natuurlijke of rechtspersoon die een reservering maakt bij Seats2meet Utrecht BV.
1.3 Overmacht: Alle omstandigheden buiten de wil van Seats2meet Utrecht BV waardoor nakoming redelijkerwijs niet kan worden verlangd, waaronder stakingen, pandemieën, overheidsmaatregelen, natuurrampen, etc.
1.4 Annulering: Het schriftelijk of mondeling annuleren van een bevestigde boeking door de klant, anders dan het verplaatsen ervan.
2.1 Reserveringen zijn bindend na schriftelijke of digitale bevestiging van Seats2meet Utrecht BV.
2.2 Wijzigingen in data, aantallen of aanvullende diensten zijn onder voorbehoud van beschikbaarheid en dienen uiterlijk 24 uur voor aanvang schriftelijk te worden aangevraagd.
3.1 Annulering dient schriftelijk te gebeuren (per e-mail is voldoende).
3.2 De volgende annuleringskosten zijn van toepassing, gebaseerd op het moment van annulering vóór de afgesproken datum:
| Aantal personen | Annulerings afspraken |
| T/m 24 personen | Tot 24 uur van te voren kosteloos annuleren of wijzigen. |
| Vanaf 25 tot 180 personen* | Binnen 7 kalenderdagen, tot 24 uur van te voren, 25% van de geboekte zaalhuur, arrangementen en F&B kan kosteloos worden geannuleerd |
| Binnen 14 kalenderdagen 50% van de geboekte zaalhuur, arrangementen en F&B kan kosteloos worden geannuleerd | |
| Binnen 21 kalenderdagen 75% van de geboekte zaalhuur, arrangementen en F&B kan kosteloos worden geannuleerd | |
| Binnen 28 kalenderdagen 100% van de geboekte zaalhuur, arrangementen en F&B kan kosteloos worden geannuleerd |
3.3 No Show / Niet verschijnen. Indien de huurder niet verschijnt op de afgesproken huurdatum zonder enige annulering of opzegging vooraf, wordt de huurder 100% van het totaalbedrag van de offerteprijs in rekening gebracht.
3.4 Indien een vooruitbetaling is gedaan, wordt deze verrekend met de annuleringskosten.
4.1 In geval van overmacht – waaronder stakingen van openbaar vervoer – is Seats2meet Utrecht BV niet aansprakelijk voor gevolgschade of verplicht tot kosteloze annulering.
4.2 *In het geval van overmacht gelden de reguliere annuleringsvoorwaarden voor groepen vanaf 25 personen (zie artikel 3.2).
4.3 Seats2meet Utrecht BV adviseert klanten om alternatieve vervoermiddelen te overwegen of gebruik te maken van hybride of online vergadermogelijkheden in geval van verwachte overmachtsituaties.
4.4 Als een bijeenkomst vanwege aantoonbare overmacht niet door kan gaan én verplaatsing niet mogelijk is, kan in overleg een (gedeeltelijke) restitutie worden overwogen.
5.1 Betaling geschiedt via factuur, conform de op de factuur vermelde betalingstermijn (standaard 14 dagen).
5.2 Bij overschrijding is wettelijke rente en incassokosten verschuldigd.
5.3 Bij annulering worden eventuele vooruitbetalingen verrekend volgens artikel 3.
6.1 De klant is verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik van de ruimte en aanwezige middelen.
6.2 Schade veroorzaakt door klant of gasten wordt doorbelast.
6.3 Seats2meet Utrecht BV is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of schade aan eigendommen van klanten of derden.
7.1 Seats2meet Utrecht BV behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen.
Wijzigingen worden per e-mail of via de website gecommuniceerd.
7.2 Op alle overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing.
7.3 Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te Utrecht.
